Stellenmanagement

Stellenmanagement

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Das Organisations- und Stellenmanagement hat eine zentrale und tragende Funktion in der Personalwirtschaft. Mit perso®-Stellenmanagement entsteht Übersichtlichkeit und planerische Sicherheit in der Personal-, Stellen- und Kostenplanung. Jede Planstelle lässt sich quantitativ und qualitativ beschreiben und bewerten, planen und im Verlauf des Haushaltsjahres bewirtschaften. Kontrollen wie Über- und Unterbesetzungen liefern die zur leistungsfähigen Stellen- und Personalplanung unentbehrlichen Informationen.

Die einer nachhaltigen Personalplanung zugrunde liegenden Personalkosten hinsichtlich:

  • Haushaltsplanungen
  • Budgetierung und
  • Kosten-Kontrolle

werden durch Funktionen des Stellenmanagements transparent dargestellt. Durch die Kopplung des Stellenmanagements mit der Prognose-Hochrechnung für Personalkosten können im Planungszeitraum realistische Einschätzungen der gesamten Personalkosten erstellt werden. Vakante Planstellen gehen mit Kostenansätzen aus einem maschinellen Mittlungsverfahren über die Bewertung einer Planstelle in die Planberechnungen mit ein.

Für die planerischen Tätigkeiten in der

  • Personal-Einsatzplanung und
  • Personal-Entwicklungsplanung

stellt das perso ®-Stellenmanagement die hierfür benötigten Strukturen zur Verfügung:

  • Beliebig tiefe Schachtelung der Organisationsstruktur.
  • Organisatorische Teilsichten auf die Aufbauorganisation durch hierarchische Rechteverwaltung.
  • Abbildung zeitlicher Zustände von Organisationseinheiten, benötigt für Projekte oder Arbeitsgruppen.
  • Planung für sich ändernde Aufbauorganisationen und Stellenpläne.
  • Vergleiche von Werten über verschiedene Zeitpunkte mit SOLL und IST-Abgleich.
  • Entwicklung von Zeitreihen wie z.B. für Vollkräfte-Statistiken.
  • Berücksichtigung der Fehlzeiten in den Besetzungsumfängen (BU) und Anrechnungsumfängen.

Der Stellenplan wird in zeitlichen Sichten abgebildet. Alle Fachobjekte wie Organisationseinheiten, Planstellen oder Stellenbesetzungen werden zeitlich mit

  • Historie
  • aktuellem Stand und
  • zukünftigen Planungsständen

dargestellt und ausgewertet.

Personalprozesse und Workflow

Der Workflow zwischen Stellenplaner, -bewirtschafter und Bezüge-Sachbearbeiter beim Stellenbesetzungsprozess wird darüber hinaus in Verbindung mit der elektronischen Personalakte perso®-Akte erheblich vereinfacht.

Von der Einstellung eines Personalfalls über seine Versetzungen, Änderungen im Beschäftigungsverhältnis bis zum Austritt werden alle relevanten Personalprozesse abgebildet. So kann eine mittlere Verwaltungsebene im Intranet den IST-Stellenplan mit den Stellenbesetzungen pflegen, wohingegen der SOLL-Stellenplan an zentraler Stelle mit Stellenbewertungen entsprechend der Rechtslage und Haushaltsplanung vorgegeben wird.

Mit dem Konzept der zentralen perso®-Datenbank entfällt die bisher gängige Mehrfachpflege von Personal- und Stellendaten in diversen Dateien. Alle Daten sind nur noch an einer Stelle in der zentralen Personal- und Stellendatenbank abgelegt und nur noch dort zu pflegen. So wird der Verwaltungsvorgang der Stellenbewirtschaftung auch in technischer Hinsicht gestrafft, und es ergeben sich in der Summe effizientere Personal-Prozesse.

SOLL-IST-Vergleiche

Die Zuordnung der Personalfälle zu den Planstellen bildet den sogenannten IST-Stellenplan mit den historischen, aktuellen und geplanten Stellenbesetzungen. Im SOLL-Teil des Stellenplans sind die bewerteten Planstellen mit der Kostenstellenstruktur verknüpft.

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Ein umfangreiches Reporting mit vordefinierten (programmierten) Berichten liefert Detail- oder verdichtete Informationen in vielfältigen Darstellungen. Vorzugsweise erfolgen die Ausgaben in EXCEL® zur einfachen, nachträglichen Weiterbearbeitung durch den Stellenplaner.

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Über das Ad-hoc Berichtswesen InfoCenter können jederzeit und ohne Programmierung komplexe Abfragen auf der Organisationstruktur, den Planstellen, Stellenbesetzungen und Personal-Daten erstellt werden. Hierbei können weitere fachlichen Objekte wie Planungsvermerke (KW, KU,...) oder Eingruppierungsmerkmale in das Reporting mit einbezogen werden.

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